Guía 2001 para el desarrollo de la Biblioteca Virtual en Salud

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Esta guía tiene como objetivo orientar el proceso de puesta en marcha de la Biblioteca Virtual en Salud (BVS) en el ámbito de los países de América Latina, Caribe y España y de áreas temáticas específicas. Las orientaciones tienen como objetivo fortalecer y ampliar las capacidades de operación de la BVS y deben por lo tanto ser evaluadas, adoptadas y aplicadas a luz de las condiciones locales y específicas de cada país o de cada área temática.

El contenido de la guía hace uso de textos anteriores sobre el desarrollo de la BVS, particularmente la "Guía 1999 para el desarrollo de la Biblioteca Virtual en Salud" – http://www.bireme.br/bvs/reuniao/doc/guia1999_3.htm.

La guía busca reflejar la experiencia y los avances alcanzados hasta la fecha en la concepción de la BVS como espacio común de productores, intermediarios y usuarios de información científico técnica en salud, así como en la formulación de políticas y procedimientos para su implantación y, de modo más específico, en las metodologías para la creación y operación de fuentes de información.

La BVS opera en el paradigma de información y comunicación de la Internet.

En Internet los usuarios tienen y demandan el contacto directo en línea con redes de fuentes de información y con otros usuarios, en un contexto dinámico que supera las restricciones relativas a espacio geográfico, tiempo, tamaño y extensión que han caracterizado el acceso a los productos y servicios de información operados en los límites físicos de las bibliotecas y centros de documentación tradicionales.

Internet dota a sus usuarios con un poder inédito al aumentar radicalmente su capacidad individual y colectiva de tomar decisiones con base en información actualizada. Al mismo tiempo, los productores e intermediarios de información están bajo presión para ofrecer opciones más eficientes, novedosas y atractivas de diseminación, interacción, integración, mediación y navegación con las más diversas fuentes de información con vistas a responder las demandas crecientes de información de las más diversas comunidades de usuarios y de los más diversos contextos. Salud, en particular, es uno de los temas que más se trabaja y se busca en Internet.

En la BVS, la confluencia de productores, intermediarios y usuarios de información científico técnica se traduce en la práctica en una red dinámica de fuentes de información, que son creadas y operadas de modo cooperativo y descentralizado y con controles de calidad explícitos.

El paradigma de información y comunicación de Internet es universal en el sentido que es aplicable a todas las áreas del conocimiento y a todos los países en sus diferentes etapas de desarrollo social y económico. Con Internet emerge por primera vez la posibilidad real de la diseminación y del acceso universal y equitativo al conocimiento científico actualizado. Sin embargo, el avance en la cobertura de Internet requiere políticas públicas, incluyendo especialmente inversiones significativas en infraestructura de tecnologías de información y comunicación y en el establecimiento y operación de redes de provisión y de acceso a contenidos locales, regionales e internacionales. Grandes parcelas de la población, en particular de los países en desarrollo, están excluidas del acceso a Internet y sus contenidos. Es decir, su capacidad de decisión basada en información actualizada es reducida cuando se compara a la parcela de la población que utiliza Internet. La superación de este fenómeno conocido como exclusión digital o abismo digital es crucial para el desarrollo social y en particular de la salud. La BVS contribuye a esta superación en el campo de la salud.

En este sentido, la BVS se conforma como parte integral del flujo de información científico técnica en salud de los países de la Región de América Latina, Caribe y España, promoviendo continuamente su ampliación y fortalecimiento rumbo a la meta del acceso equitativo y universal a las fuentes de información relevantes para el desarrollo de la salud. Es importante notar que superar la exclusión digital no se resume en proveer acceso a las fuentes de información internacionales. La inserción digital significa contar con capacidad local de operar fuentes de información basadas en contextos locales y que estén conectados a los flujos internacionales de corriente principal.

El fundamento de la BVS reside en el hecho que el acceso a la información científico técnico es factor determinante y esencial, indispensable para el desarrollo social.

Las decisiones en temas de salud tienen su eficiencia aumentada y la incertidumbre reducida cuando son fundadas en las mejores evidencias aportadas por el conocimiento científico actualizado y aplicable a contextos específicos. En consecuencia, para la promoción del desarrollo de la salud es indispensable que la información científica en diferentes medios, formatos, paquetes y lenguajes permee las actividades relacionadas con la salud, incluyendo los procesos de formulación y toma de decisión en políticas, planificación, gestión, investigación, educación, servicios y atención de la salud. La BVS contribuirá a la creación, consolidación y funcionamiento de escenarios en que las decisiones en salud sean progresivamente basadas en información científico técnica.

La BVS es una evolución y herencia del trabajo cooperativo de más de 3 décadas para ampliar y fortalecer el flujo de información científico técnica en salud en América Latina y el Caribe bajo el liderazgo de la OPS a través de BIREME. Desde su origen, este trabajo cooperativo se ha renovado continuamente de acuerdo a nuevos modelos de gestión, organización y tratamiento de la información.

La propuesta de la BVS fue presentada por BIREME en la VI Reunión del Sistema Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud, que se realizó en San José, Costa Rica, durante el IV Congreso Panamericano de Información en Ciencias de la Salud del 23 al 28 de Marzo de 1998. Fue aprobada por todos los representantes del Sistema juntamente con la Declaración de San José Hacia la Biblioteca Virtual en Salud – http://www.bireme.br/bvs/por/edeclar.htm.

En 1999, del 30 de noviembre al 3 de diciembre, fue realizada la I Reunión de Coordinación Regional de la BVS, en la sede de la OPS – http://www.bireme.br/bvs/reuniao/docp/resumen_actividades.htm. En esta reunión BIREME presentó la Guía 1999 para el desarrollo de la Biblioteca Virtual en Salud como documento de orientaciones básicas para la implantación de la BVS. En las recomendaciones se acordó que el desarrollo de la BVS se basa en los siguientes principios:

• Búsqueda de la equidad en el acceso a la información en salud

• Promoción de alianzas y consorcios para maximizar el uso compartido de recursos

• Promoción del trabajo cooperativo y del intercambio de experiencias

• Desarrollo y operación descentralizados en todos los niveles

• Desarrollo basado en las condiciones locales

• Establecimiento y aplicación de mecanismos integrados de evaluación y control de calidad

En julio de 2000, BIREME organizó una reunión de evaluación de la BVS, en Londres, por ocasión del 8^th International Congress on Medical Librarianship (ICML), cuando avances en los países y en áreas especializadas fueron presentadas en un foro internacional.

Esta guía está siendo lanzada en ocasión de la II Reunión de Coordinación Regional de la BVS, en La Habana, del 23 al 24 de abril de 2001, previamente al V CRICS, que promoverá nuevamente el intercambio regional de ideas, experiencias y evaluación de las dificultades y avances de la BVS en el último año.

Son por lo tanto 3 años desde el lanzamiento de la propuesta de la BVS. Durante este período, el modelo de cooperación de la BVS fue diseminado en prácticamente todos los países de la Región, que, en su gran mayoría, han iniciado actividades para la puesta marcha de la BVS. A inicios de 2001, por lo menos 5 países ya han avanzado significativamente en la implantación del modelo de la BVS. Hay también desarrollos notables de áreas especializadas de salud en la BVS. En el ámbito regional como un todo, la BVS se consolida como la estrategia de cooperación técnica de la OPS en información científico técnica en salud. En el campo tecnológico, se ha avanzado en la producción de metodologías y herramientas. En particular, todas las acciones de BIREME están hoy día orientadas a la promoción y desarrollo de la BVS. La adopción de la BVS por parte de España, bajo el liderazgo del Instituto Carlos III, ha representado un enorme reconocimiento, a la vez que amplía el flujo de información en la Región, especialmente en la lengua española. Este proceso de consolidación de la BVS es esencial para promover la convergencia de las iniciativas nacionales, regionales e internacionales en materias de información en salud. Esta convergencia es importante para el uso racional de los recursos, evitar duplicaciones o diferentes iniciativas para hacer lo mismo.

La conducción de la BVS, desde el inicio, consideró tres grandes períodos o escenarios:

• En el primer período (1998-2001) predominó el escenario denominado "puesta en marcha de la BVS", que implicó básicamente la diseminación y adopción del paradigma de la BVS, la articulación y coordinación de la colaboración entre productores, intermediarios y usuarios, con el objetivo de poner en marcha la operación cooperativa de fuentes de información, destacándose el realineamiento de productos y servicios de información ya existentes para operación en el contexto de la BVS. El proceso de puesta en marcha ocurrió simultáneamente en ámbito geográfico y en áreas temáticas. En este período, las acciones de promoción y capacitación caracterizaron las actividades de cooperación técnica.

• Entre 2001 y 2003, predomina el escenario denominado "la BVS adquiere momentum propio", cuya característica principal es el fortalecimiento y expansión de los nodos descentralizados de la red de fuentes de información y la emergencia del espacio virtual de la BVS. Durante este período debe ocurrir un crecimiento significativo en el número de nuevas instituciones y/o fuentes de información incorporadas a BVS de forma independiente, tanto en el ámbito geográfico como en áreas temáticas. La operación integrada de la red de fuentes de información así como la promoción y articulación de nuevas iniciativas y actores deberán caracterizar las actividades de cooperación técnica.

• Por último, a partir de 2003, predominará el escenario donde la BVS se constituye en (auto) referencia de las fuentes de información científico técnica en salud de la Región. La característica fundamental de este escenario ideal será la consolidación del espacio virtual de la BVS como espacio común del que hacer de los productores, intermediarios y usuarios de información en salud. En este período, la cooperación técnica en información científico técnica adquirirá dinámica propia que coincidirá con la operación misma de la BVS.

La construcción de la BVS y operación descentralizada de fuentes de información y su integración en red, es realizada en los ámbitos geográfico y temático:

• En ámbito geográfico, sea nacional o regional, la BVS prevé y requiere la participación de todos los países, con la operación de sus fuentes de información de modo compatible y en red con los otros países. En esta dimensión, la prioridad es creación de formas más avanzadas y eficientes de coordinación y organización para concretizar la participación amplia y activa de las instituciones productoras, intermediarias y usuarias de información en la BVS, con prioridad en el establecimiento y operación de Comités Consultivos Nacionales para la coordinación de la BVS así como para la elaboración, implantación y seguimiento de planes nacionales para la puesta en marcha de la BVS. Deberán ser implantados proyectos y programas de cooperación técnica entre países con el objetivo de hacer uso de fuerzas sinérgicas entre grupo de países.

• En ámbito temático, la conducción hacia la BVS hace uso de las potencialidades, fuerzas, capacidades, recursos e iniciativas que caracterizan las estructuras de información en áreas temáticas en salud y que favorecen la creación, desarrollo y operación eficiente de redes de fuentes de información especializadas. Los Programas Regionales y los Centros especializados de la OPS tienen un papel fundamental en la promoción, implantación y operación de áreas temáticas en la BVS, en ámbitos regionales y subregionales. Así, por ejemplo, el CEPIS tiene rol de liderazgo en la cooperación técnica para el desarrollo del área de salud y ambiente, el INPPAZ en el área de protección de alimentos y zoonosis, el INCAP en el área de nutrición, el CLAP en salud materna y perinatal, etc. Otras instituciones regionales relacionadas directa o indirectamente con algún tema de salud serán también llamadas a participar en la BVS. En el ámbito nacional, el desarrollo de áreas especializadas en la BVS debe contar con la participación activa de instituciones gubernamentales, especialmente los programas de promoción de salud, centros de investigación, sociedades científicas y profesionales, organizaciones no gubernamentales, etc. La operación de áreas temáticas en la BVS es también asistida por Comités Consultivos formados por representantes de instituciones productoras, intermediarias y usuarias de información científico técnica en salud.

La BVS se desarrolla en los ámbitos geográficos y temáticos de modo complementario.

En su totalidad, la BVS se conforma en un espacio virtual integrado. Un aspecto crucial en la estrategia de implantación de la BVS es asegurar progresivamente su sostenibilidad política, administrativa y tecnológica. De ahí ser imperativo la descentralización, el desarrollo de las capacidades locales y el uso compartido de recursos económicos y de infraestructura.

Ciertamente la adopción e implantación de la BVS representan un enorme desafío a las instituciones de la Región. En primer lugar, la operación en red de fuentes de información en formato electrónico en la BVS demanda el dominio progresivo de metodologías y tecnologías de información avanzadas. En segundo lugar, la BVS requiere la ampliación del arco de alianzas en la promoción de la convergencia de productores e intermediarios de información en un espacio común de operación del flujo de información científico técnica en salud. Al mismo tiempo, hay un proceso radical de des-intermediación. Por un lado, predomina la iniciativa del usuario en la interacción directa con las fuentes de información, y, por otro lado, la demanda de fuentes de información cuyos contenidos, estructura, accesibilidad y presentación agreguen valor al tiempo del usuario.

Como resultado, hay una predominancia de la gestión de acceso a las fuentes de información electrónicas en la BVS y en Internet en general comparada al modelo clásico de propriedad local de colecciones en papel.

La superación de estos desafíos es parte intrínseca de la BVS. Es parte de la construcción de la BVS el desarrollo de capacidades para el dominio de las nuevas tecnologías de información y comunicación por parte de todos los actores del flujo de información.

¡Es importante notar que el cambio introducido por Internet, en general, y por la BVS, en particular, es inexorable! Las instituciones productoras e intermediarias de información que no promuevan en su modus operandi este cambio dejarán de atender eficientemente a sus usuarios y verán su liderazgo y supervivencia amenazados. La resistencia al cambio en defensa de modelos de operación superados, puede significar una penalización a la comunidad de usuarios que verán limitado su acceso a las fuentes de información de la Región, en contraste con la tendencia internacional.

El proceso de adopción e implantación de la BVS en los ámbitos geográficos y temáticos ha mostrado que es posible mover para el nuevo paradigma. Este proceso ha seguido en general el siguiente camino:

1. Articulación y establecimiento de un acuerdo entre instituciones productoras, intermediarias y usuarias de información en ciencias de salud por la adopción del modelo de la BVS. En general, una o más instituciones asumen el liderazgo en este proceso de articulación.
2. Establecimiento de un Comité Consultivo de la BVS, con la función de coordinar el trabajo cooperativo, definir y orientar sobre los criterios de calidad para las fuentes de información en la BVS, definir prioridades, promover la división de responsabilidades en la operación cooperativa de las fuentes de información, controlar y evaluar el desempeño de la BVS como un todo y de cada una de las fuentes de información, etc. El Comité Consultivo representa y da autoridad a la BVS como espacio de información científico técnica. Funciona como consejo editorial de la BVS. Deberá ser definida una coordinación operacional o secretaría ejecutiva, que en general es representada por una institución con condiciones (políticas, institucionales, económicas, de recursos humanos y de tecnologías de información) para asumir el liderazgo en la operación de la BVS. Cabe a la coordinación o secretaría ejecutiva promover el funcionamiento efectivo del Comité Consultivo, organizando reuniones periódicas y desempeñar funciones de coordinación y promoción de la BVS acordadas por el Comité. Cuando fuera necesario y/o conveniente, el Comité Consultivo puede decidir dividir las tareas de coordinación o establecer su rotación por períodos de tiempo entre diferentes instituciones. Es importante notar que el Comité tiene carácter consultivo y de coordinación del trabajo cooperativo.
3. Elaboración de un plan para el desarrollo de la BVS. El plan orienta el trabajo cooperativo y define los objetivos específicos, resultados esperados e instituciones responsables para cada una de las fuentes de información operadas en la BVS. El plan debe detallar los proyectos específicos para una o más fuentes de información de modo que facilite su implantación descentralizada. El plan puede ser acompañado de una matriz de distribución de responsabilidades indicando para cada fuente de información la institución coordinadora y las cooperantes.
4. Creación y operación de una página en la BVS que opera como portal o sitio de coordinación e integración de la red específica de fuentes de información, sea en el ámbito nacional, regional o temático. La página de la BVS debe ser operada por la institución o instituciones de coordinación operacional y bajo la asistencia del Comité Consultivo. Esta página debe seguir el modelo estándar de la BVS, que es promovido por BIREME, para asegurar su funcionamiento integrado en el espacio de la BVS. Por ejemplo, ella debe contener como secciones, la descripción de la BVS, del Comité Consultivo, las actas de las reuniones del Comité, además de apuntar e integrar las fuentes de información específicas, etc. El modelo estándar de los portales o sitios de coordinación de la BVS va evolucionar con la experiencia y con los avances en las tecnologías. De cualquier modo, cada país debe tener una página nacional en la BVS que integra todas las fuentes de información del país. Lo mismo se aplica para las áreas temáticas en la BVS, sea en ámbito nacional o regional. Conceptualmente, cada uno de estos portales puede y debe operar progresivamente como portal de toda la BVS o de parte de ella. Es decir, en cuanto espacio común, las entradas o portales de la BVS son infinitos.
5. Operación descentralizada de la red de fuentes de información en ámbito nacional o regional. Cada fuente de información es operada por una o más instituciones, siempre con una institución responsable, que debe informar periódicamente al Comité Consultivo sobre su desarrollo. La red es dinámica, así que periódicamente surgen nuevas modalidades de fuentes de información.

Este modus operandi de la BVS estimula el desarrollo cooperativo, democrático y descentralizado. Las fuentes de información individuales constituyen nodos que a medida que se integran y se enlazan entre sí forman la red de fuentes de información de la BVS.

La BVS cuenta con una arquitectura que organiza y estructura las fuentes de información, de acuerdo con su tipo característico. La arquitectura facilita la identificación y operación de las fuentes de información y facilita la cooperación tanto en lo que se refiere a la división del trabajo en cuanto a su operación integrada, incluyendo recuperación en fuentes descentralizadas y enlaces dinámicos entre ellas. La arquitectura promueve también la transición para Internet de las fuentes tradicionales producidas en papel o en formato electrónico aisladamente. Finalmente, la arquitectura crea un lenguaje común, que incluye metodologías y herramientas para la operación descentralizada de fuentes de información.

En la arquitectura de la BVS, fuente de información es cualquier recurso que responda a una demanda de información por parte de los usuarios, incluyendo productos y servicios de información, personas o red de personas, programas de computadora, etc. Actualmente, la arquitectura está organizada en 6 tipos de fuentes de información:

1. fuentes secundarias, que incluyen todos los índices, bases de datos y directorios, cuyos registros hacen referencia a fuentes primarias, entidades y eventos en el área de salud. Se incluyen también los servicios de información asociados con esas fuentes. Este conjunto recuerda a grandes rasgos las unidades de referencia en la biblioteca tradicional;
2. fuentes primarias, que incluyen los textos completos según los tipos clásicos de la literatura científica (revistas, monografías, tesis, etc.) así como otras y nuevas fuentes originales de datos hiper-textuales y numéricos;
3. fuentes terciarias, que son generadas con valor agregado a partir de las fuentes primarias y secundarias y tienen objetivos didácticos o de apoyo a la toma de decisión de diferentes comunidades de usuarios;
4. diseminación selectiva de información que actualiza usuarios de acuerdo a perfiles de interés específicos. Esta fuente de información es también un mecanismo de provisión de información de la BVS para las comunidades de usuarios que no están o tienen limitaciones de comunicación con Internet;
5. noticias y comunicación entre personas, incluyendo listas de discusión, foros y comunidades virtuales en general; y
6. componentes integradores que aseguran la integración de las fuentes de información descentralizadas de la BVS, como son la terminología DeCS y los catálogos de recursos de información y las metodologías comunes.

Es parte de la construcción de la BVS el desarrollo, adopción y adaptación de las herramientas para operar las fuentes de información en la arquitectura de la BVS.

Con base en la estrategia de implantación y en la arquitectura de fuentes de información de la BVS, BIREME ha elaborado una lista preliminar de indicadores para la evaluación del desarrollo de la BVS en los ámbitos nacional, regional y temático, basada en los siguientes puntos:

• Comité Consultivo establecido y funcionando
• Institución(es) coordinadora(s)
• Plan de desarrollo
• Matriz de división de responsabilidades (anexo 1)
• Página principal
• Fuentes de información operando de modo actualizado
• Infraestructura y recursos tecnológicos

Esta lista de indicadores de evaluación (anexo 2) deberá ser mejorada en el futuro próximo en la medida que sea adoptada y modificada como instrumento de control y evaluación por los Comités Consultivos de la BVS. La publicación en línea de los resultados periódicos de la evaluación contribuirá a destacar públicamente los problemas y dificultades así como los avances y conquistas de los países y las comunidades especializadas en el desarrollo de la BVS.

El contenido de la BVS es una colección o red de fuentes de información en Internet. Las fuentes de información son creadas y operadas bajo los principios de cooperación y descentralización. Estos principios de la BVS tienen como objetivo desarrollar las capacidades locales en la operación de fuentes de información y promover la ampliación y fortalecimiento del flujo de información en ciencias de la salud en la Región. El desarrollo continuado de la capacidad local de operación de fuentes de información contribuirá para contextualizar progresivamente sus contenidos para responder eficientemente a las demandas locales de información.

La arquitectura de la BVS tiene como objetivo asegurar que las fuentes de información producidas de modo descentralizado se conecten en red y así maximizar su visibilidad y accesibilidad a la vez que se evita la duplicación de trabajo. Para esto las fuentes de información deben ser creadas, organizadas, estructuradas y alimentadas de acuerdo a metodologías compatibles que son desarrolladas en el contexto de la BVS, bajo la coordinación de BIREME. Así cada fuente tiene definidos sus elementos o campos de datos, normas de codificación, ingreso y marcación de datos y criterios de selección de contenidos. Las metodologías incluyen programas de computadora que facilitan su implantación.

Las metodologías de la BVS presuponen que la producción de las fuentes información es descentralizada, bajo la coordinación de una institución designada por el Comité Consultivo de la BVS, sea en ámbito nacional o de un área temática. La institución coordinadora es responsable por la integridad de la fuente de información y su obediencia a la metodología correspondiente.

Una característica importante de la producción de fuentes de información en la BVS, es el control de calidad de sus contenidos, la preservación de colecciones y la garantía de acceso a los documentos en formato electrónico o en papel.

En resumen, la producción de fuentes de información en la BVS incluye las siguientes dimensiones:

1. Criterios para la selección de los contenidos de las fuentes de información. Por ejemplo, Guía de Selección de Documentos para LILACS;
2. Las fuentes de información son organizadas en uno o más archivos electrónicos y cada una de sus unidades es estructurada en elementos o campos de datos. Por ejemplo, el formato bibliográfico LILACS, las DTDs de SciELO;
3. El contenido de los elementos o campos de datos obedece a normas de codificación, catalogación, marcación, etc. Por ejemplo, los campos de indización de contenidos deben obedecer a la terminología DeCS;
4. La producción local, nacional, subregional o regional de una fuente de información debe estar bajo la responsabilidad y coordinación de una institución con la función de asegurar la integridad de los datos y la obediencia a las normas correspondientes. La producción puede incluir la transferencia periódica de registros entre unidades locales y la unidad coordinadora correspondiente. Por ejemplo, la base de datos LILACS es coordinada por BIREME en el ámbito regional, la base de datos LIPECS es coordinada por la Biblioteca Central de la Universidad Cayetano Heredia en nivel nacional, la base de datos MEDCARIB es coordinada por la University of West Indies, Jamaica, en nivel regional para el Caribe inglés, etc.
5. El Comité Consultivo de la BVS en el ámbito nacional o temático es responsable por el seguimiento y evaluación de la producción de fuentes de información.

Se sugiere que el Comité Consultivo Nacional defina las responsabilidades en el desarrollo de fuentes de información y se prepare una matriz de los proyectos específicos que serán desarrollados en el país o área temática, identificando las instituciones involucradas en cada uno de los proyectos y los niveles de responsabilidad de las mismas (coordinación, participación, etc.).

Esta sección trata de la producción de las fuentes de información secundarias tradicionales realineadas para operar en la BVS, en cuya arquitectura constituyen el primer tipo de fuente de información.

Las fuentes de información secundarias consideradas son:

1. las bases de datos, catálogos o índices bibliográficos que referencian documentos y textos en general cuyos contenidos son reconocidos como literatura científico técnica en salud relativas a América Latina y Caribe;
2. los directorios que referencian instituciones y entidades, especialistas, proyectos de investigación científica, proyectos de desarrollo, eventos y cursos relacionadas con la salud en América Latina y el Caribe.

Las bases de datos bibliográficas operadas en la BVS tienen como principal objetivo el control bibliográfico de la producción científica y técnica en salud de los países de la Región de América Latina y el Caribe. Para tanto, hacen referencia a todo tipo de documento: artículos de revistas, libros, tesis, trabajos presentados en eventos científicos, informes técnicos y científicos, proyectos y documentos no convencionales.

La base de datos LILACS – Literatura Latinoamericana y del Caribe en Ciencias de la Salud fue la primera base de datos bibliográfica desarrollada por BIREME, a partir de 1982. En la Región, diversas bases de datos bibliográficas, de ámbito regional o nacional, fueron creadas y operadas posteriormente utilizando la Metodología LILACS para la organización, estructuración, alimentación y mantenimiento de bases de dados bibliográficas y son conocidas como bases de datos del Sistema LILACS.

El programa de la Metodología LILACS utilizado para la alimentación de bases de datos bibliográficas es el LILDBI – LILACS Descripción Bibliográfica e Indización, desarrollado por BIREME, en la versión DOS o en la versión para Internet/Web, disponible a partir de 2001.

La base de datos LILACS, coordinada en ámbito regional por BIREME, es resultado de un esfuerzo cooperativo de más de 400 Centros Cooperantes de 37 países de América Latina y el Caribe.

Para la base de datos LILACS, en cada país, el Comité Consultivo de la BVS nacional o temática define la institución coordinadora que deberá identificar y seleccionar Centros Cooperantes para participar de las actividades de identificación, selección, descripción bibliográfica e indización de la producción científica nacional en un área específica de actuación (institucional, geográfica o temática). La BVS debe renovar y fortalecer las redes existentes de alimentación de LILACS.

La producción científica indizada por la base de datos LILACS proviene básicamente de las siguientes instancias productoras de documentos:

• Área académica (universidades, facultades, escuelas)
• Institutos de investigación
• Sociedades científicas
• Área gubernamental y de servicios de salud (ministerios, secretarías de salud, hospitales)
• Organismos no gubernamentales
• Organismos internacionales

Se sugiere que los Centros Cooperantes sean identificados en esas instituciones o en instituciones relacionadas que establezcan mecanismos de acopio y procesamiento de la literatura producida por esas instituciones. Se recomienda la identificación de número proporcional de Centros Cooperantes dentro de los distintos tipos de productores de información mencionados arriba para garantizar amplia cobertura de la literatura científica y técnica producida en el país.

Para tornarse un Centro Cooperante la institución debe disponer de recurso humano para las actividades de acopio, selección, procesamiento e indización de documentos bibliográficos, de equipo de computación que permita la instalación del aplicativo LILDBI, de liderazgo en el área que le permita establecer contactos con instituciones para la identificación de literatura científica relevante.

Los Centros Cooperantes se comprometen desde el principio a seleccionar y procesar literatura científico técnica y enviar los registros a BIREME regularmente y de forma actualizada. Se sugiere que los Centros Cooperantes del país dividan responsabilidades de modo que esto permita una amplia cobertura de la producción científica nacional y al mismo tiempo de evitar la duplicación de esfuerzos. Los Centros Cooperantes deben también comprometerse a registrar la localización del documento procesado para garantizar el acceso al documento.

Los Centros Cooperantes reciben entrenamiento en la Metodología LILACS, por parte de la institución coordinadora o de BIREME, así como el aplicativo LILDBI en CD-ROM que les permite iniciar el procesamiento de documentos para LILACS.

Cada Centro Cooperante recibe de BIREME un código y una password para instalación de la Metodología. En el CD-Rom de la Metodología LILACS se encuentran el programa LILDBI, los manuales y guías correspondientes:

• Guía de Selección de Documentos para la base de datos LILACS
• Guía de Selección de Revistas para la base de datos LILACS
• Manual de Descripción Bibliográfica

El flujo de alimentación de LILACS es:

• Cada Centro Cooperante procesa documentos e ingresa registros en una base de datos local según su área de actuación, utilizando el LILDBI y respetando los criterios de selección correspondientes;

• Los registros ingresados deben ser enviados periódicamente por los Centros Cooperantes a la institución coordinadora nacional o temática, que a su vez, puede crear y mantener una base de datos nacional o especializada. La institución coordinadora debe mantener el control de actualización y de calidad de la indización de documentos para LILACS y el control de la descentralización de la indización de documentos en el país (distribución de títulos de revistas, de tipos de documentos, áreas temáticas, etc.);

• Las instituciones coordinadoras, después del control de calidad y actualización, validan los registros procesados por los Centros Cooperantes, manteniendo en el campo correspondiente la identificación del Centro Cooperante que procesó el registro, y envían a BIREME los que corresponden a los criterios de selección de LILACS.

Es importante destacar que las bases de datos nacionales pueden tener criterios de selección distintos de los de LILACS y, en ese caso, los Centros Cooperantes deben identificar en el momento del procesamiento de los registros, en el campo de datos correspondiente, a que bases de datos los mismos pertenecen. Esa identificación es necesaria para que el Centro Coordinador pueda seleccionar y enviar para LILACS solamente lo que está de acuerdo a los criterios específicos de esa base;

• Los registros pueden ser enviados por los Centros Cooperantes directamente a BIREME, desde que se garantice también el envío concomitante de los registros a las bases de datos nacionales.

Con el aplicativo LILDBI los Centros pueden crear sus propias bases de datos locales con sus propios criterios de selección de documentos (por ejemplo: para registro de las existencias de sus colecciones). En ese caso, los Centros Cooperantes deben conocer los procedimientos de actualización y mantenimiento de bases de datos bibliográficas y, en caso de creación de nuevos campos de datos, deben conocer los formatos y la estructura de los índices de la base de datos.

Los Centros de Documentación de las Representaciones y Centros Especializados de OPS utilizan la Metodología LILDBI para creación de bases de datos locales con las existencias de sus colecciones y colaboran con la base de datos LILACS, con los registros producidos por las Representaciones o Centros Especializados o documentos de interés para la cooperación técnica.

En 2000, BIREME creó, a partir de los registros ingresados en las bases de datos LILACS y PAHO por los Centros de Documentación de las Representaciones y Centros Especializados de OPS y por la Biblioteca de la Sede, un Catálogo Colectivo de las Colecciones Existentes en los Centros de Documentación de OPS – el OPPAC. Ese Catálogo Colectivo permitirá ahorrar tiempo en el ingreso de las colecciones locales de los Centros de Documentación, facilitando la identificación de las colecciones de documentos producidos por OPS en los países de la Región.

Con la misma Metodología LILACS, Centros Especializados regionales o nacionales, que pertenezcan o no a la OPS, pueden crear bases de datos especializadas en temas de interés para el área de salud, con criterios de selección distintos. Esas bases de datos del Sistema LILACS no solo utilizan la misma metodología como complementan la base de datos LILACS en los temas especializados.

La responsabilidad de definir el alcance de las bases de datos especializadas, establecer el flujo de alimentación de datos y mantener la base actualizada en la BVS es de la institución coordinadora de la base de datos, definida por el Comité Consultivo de cada área temática.

Para que las instituciones coordinadoras de bases de datos especializadas puedan tornarlas disponibles en la BVS, BIREME desarrolló una interfaz de búsqueda – la interfaz iAH, la cual será descrita más adelante en esta Guía.

En la BVS, las bases de datos bibliográficas y referenciales deberán ser generadas y desarrolladas automáticamente a partir de los propios textos completos de la producción científica que indizan y los textos completos deben permitir enlaces de los documentos citados con las bases de datos de la BVS. Esa integración es posible para todas las bases de datos del Sistema LILACS.

De esta forma, la biblioteca SciELO envía para bases de datos en formato LILACS archivos preparados a partir de la marcación de los textos completos de las revistas con los campos de datos de descripción bibliográfica, que son importados en las bases de datos en formato LILACS generando automáticamente los registros correspondientes en las bases. Cabe a los Centros Cooperantes solamente completar los registros con los campos correspondientes a la indización de los documentos.

La integración SciELO/LILACS se completa en el momento del acceso a las bases de datos:

• es posible llegar a SciELO desde LILACS a partir del campo correspondiente a la dirección del documento en la Internet (URL) que es llenado con la dirección específica de cada artículo de las revistas SciELO;
• de la misma manera, desde SciELO se puede llegar a LILACS a partir de las referencias bibliográficas de los artículos de revistas, con enlaces generados automáticamente comparando las dos bases de datos.

En la BVS se incluyen bases de datos de catálogos colectivos de colecciones de revistas científicas.

La base de datos de colecciones de revistas científicas coordinada por BIREME es la base SeCS - Seriados en Ciencias de la Salud, producida de forma cooperativa por los Centros Cooperantes.

La base de datos SeCS registra datos bibliográficos de revistas científicas del área de ciencias de la salud indizadas en las bases de datos LILACS y MEDLINE, y las respectivas colecciones de los Centros Cooperantes.

Para la descripción de los títulos y colecciones se utiliza el aplicativo SeCS, desarrollado por BIREME y distribuido como parte de la Metodología LILACS a los Centros Cooperantes. Mensualmente las bibliotecas envían a BIREME los datos de actualización de sus colecciones SeCS.

Los principales objetivos de SeCS son la visibilidad y accesibilidad de las colecciones existentes en las bibliotecas y su uso compartido, buscando la racionalización y el acceso eficiente. La base de datos está integrada al SCAD - Servicio Cooperativo de Acceso a Documentos, para auxiliar la ubicación automática de la biblioteca que tiene una determinada revista/fascículo y consecuentemente la transferencia de pedidos de fotocopias a las bibliotecas cooperantes del Servicio.

Se sugiere que los Centros Cooperantes se comprometan a registrar, por lo menos, las existencias correspondientes a los títulos de revistas indizadas en LILACS, que estén bajo su responsabilidad. Por ejemplo, si el Centro Cooperante "X" tiene la responsabilidad de indizar para LILACS la revista "Y", este centro también deberá asumir la responsabilidad de enviar a la base de datos SeCS el registro de su colección referente a la revista "Y". De esa manera se garantiza que toda revista indizada en LILACS tenga por lo menos una colección descrita en la base de datos SeCS, y en consecuencia se garantiza también el acceso a textos completos de artículos a través del Servicio SCAD.

Los Centros Cooperantes reciben entrenamiento en el aplicativo SeCS, por parte de la institución coordinadora de SeCS a nivel nacional o de BIREME.

Cada Centro Cooperante recibe de BIREME un código y una password para instalación del aplicativo y el manual de uso, que se encuentran en el CD-Rom de la Metodología LILACS.

El flujo de alimentación de SeCS es:

• Cada Centro Cooperante registra las existencias de las revistas científicas de su colección o de la(s) revista(s) LILACS, cuya indización esté(n) bajo su responsabilidad, utilizando el aplicativo SeCS;

• Los registros ingresados deben ser enviados periódicamente por los Centros Cooperantes a BIREME y a la institución coordinadora de SeCS a nivel nacional, si hay en el país un Catalogo Colectivo Nacional.

Es importante destacar que el Centro Cooperante podrá utilizar el aplicativo SeCS para el registro de toda su colección de revistas, generar su catálogo, generar listas de fascículos ausentes y utilizar todas las funciones de administración de colecciones de que dispone el aplicativo. Sin embargo, para la base de datos SeCS solamente interesan las colecciones referentes a títulos de revistas indizadas en LILACS y/o MEDLINE. Estos títulos deben estar identificados en el momento del registro de la descripción bibliográfica, en campos de datos correspondientes (sistemas relacionados y número SeCS).

El Portal de revistas científicas contiene, además de la descripción bibliográfica de los títulos de las revistas, información referente a la disponibilidad de la versión electrónica de la revista y la forma de acceso al texto completo. Así, de ahí se puede hacer un enlace para la dirección electrónica de las revistas y para la descripción de las colecciones de catálogos colectivos, si estuviera disponible.

El Portal de la BVS incluye información sobre las revistas indizadas en MEDLINE, LILACS y algunos otros títulos de interés para áreas temáticas de la BVS, como por ejemplo salud del adolescente, toxicología y salud pública, con enlace para las colecciones en la base de datos SeCS.

El Portal también puede ser apuntado desde una BVS nacional y/o temática, ya sea como un enlace para el sitio regional de la BVS o a través de un formulario de búsqueda personalizado. Por ejemplo, el portal de una BVS nacional puede relacionar solamente las revistas del país. El portal de una BVS temática puede incluir revistas del área temática en cuestión, como por ejemplo, el portal de la BVS Adolescencia (http://www.adolec.org/).

Los directorios son bases de datos con registros de investigadores, instituciones, eventos, cursos, proyectos, etc. Para cada directorio deben ser definidos los campos de datos necesarios para registrar toda la información correspondiente.

La alimentación de los directorios es totalmente descentralizada y, por lo tanto, debe seguir la metodología compatible para la creación de los directorios de la BVS. La BVS en ámbitos nacional, regional o temático deberá permitir en futuro próximo que el propio usuario ingrese los datos en los directorios. Una o más instituciones, designadas por el Comité Consultivo Nacional, serán responsables por la validación de los registros ingresados por los usuarios y por el mantenimiento y actualización de los directorios en la BVS.

Los directorios creados bajo el concepto de bases de datos no son simples listados de direcciones pues la interfaz de búsqueda de los directorios permite selección y acceso por distintos campos de datos.

Los directorios pueden ser operados en ámbito temático, nacional o regional.

Los directorios de especialistas son desarrollados para y por áreas especializadas de la BVS. Tienen como objetivo dar a conocer quienes son los profesionales que actúan en las distintas áreas temáticas, donde se encuentran (direcciones completas, con identificación de los estados o provincias) y sus áreas de actuación o especialidades.

En general, los directorios de especialistas son creados a partir de registros de los Consejos o Asociaciones Profesionales y deben, si fuera posible, integrarse a bases de datos de curriculum vitae de los Consejos Nacionales de Investigación Científica y Tecnológica (CONYCITs).

La alimentación de los directorios de especialistas es descentralizada y puede ser hecha por los propios usuarios en Internet.

La institución responsable por el directorio deberá validar los registros ingresados por los usuarios e ingresarlos en la base de datos, ejerciendo un control de calidad de la información disponible.

Los directorios de investigadores son desarrollados en ámbito nacional y tienen como objetivo dar a conocer quienes son los investigadores que actúan en las distintas áreas temáticas, donde se encuentran (direcciones completas, con identificación de los estados o provincias).

Los directorios de investigadores son creados a partir de registros de bases de datos de los Consejos Nacionales de Investigación Científica y Tecnológica (CONYCITs) y otras instituciones de apoyo a la investigación científica.

El Proyecto CVLACS - Curriculum Vitae Latinoamericano y del Caribe en Ciencias de la Salud, está desarrollando una metodología para el registro de datos curriculares de investigadores, basado en la Plataforma Lattes de CNPq/Brasil (http://www.cnpq.br/lattes). Ese proyecto es una iniciativa conjunta del Programa de Investigación en Salud de la OPS, BIREME y CNPq/Brasil.

Los directorios de instituciones pueden ser desarrollados en ámbito nacional, regional o temático. Tienen como objetivo dar a conocer quienes son las instituciones del área de la salud en los países, sus nombres completos y siglas, jerarquía administrativa, dirección física, con identificación de país, estado, provincia, ciudad, etc. y áreas de actuación y/o investigación, con enlaces para los sitios institucionales.

En general, los directorios de instituciones deben ser creados a partir de registros de asociaciones nacionales, provinciales o regionales de las distintas áreas de la salud. En particular, los directorios de las instituciones de investigación deben, con prioridad, estar integradas a las bases de datos de los Consejos Nacionales de Investigación Científica y tecnológica (CONYCITs) y otras instituciones de apoyo a la investigación científica.

Así como en otras fuentes de información de la BVS, una institución debe ser designada por el Comité Consultivo Nacional como responsable por la actualización y mantenimiento de los directorios de instituciones en la BVS.

La alimentación de los directorios de instituciones es descentralizada y puede ser hecha por las propias instituciones que acceden a la BVS. El formulario para ingreso o actualización de datos debe estar disponible en la BVS nacional, regional o temática. La institución responsable por la coordinación de los directorios de instituciones debe validar los registros recibidos e ingresarlos en la base de datos, ejerciendo un control de calidad de la información disponible. Esa institución será responsable también por el mantenimiento y actualización de la base de directorios de instituciones en la BVS.

Los sitios nacionales de la BVS deben registrar principalmente las instituciones del país, permitiendo búsqueda por estado, provincia, ciudad, tipo de institución y áreas de actuación.

Los sitios regionales deben integrar los directorios nacionales, permitiendo, en la búsqueda, selección por país, tipo de institución y áreas de actuación. Las instituciones responsables por los directorios regionales deben además ingresar instituciones internacionales o regionales que actúan en el país o de interés para el país o área temática en cuestión.

Los directorios de proyectos de investigación pueden ser desarrollados en ámbito nacional, regional o temático y tienen por objetivo dar a conocer los proyectos de investigación en proceso o finalizados en las distintas áreas de las Ciencias de la Salud y los grupos de investigadores.

En general, los directorios de proyectos deben ser creados a partir de registros de los Consejos Nacionales de Investigación Científica y Tecnológica (CONYCITs) y otras instituciones de apoyo a la investigación científica y tecnológica en los países y deben, en lo posible, integrarse a bases de datos nacionales de curriculum vitae de los investigadores y de instituciones de investigación. Un ejemplo de integración es la Plataforma Lattes de CNPq/Brasil.

En ese sentido, BIREME está evaluando la adopción de la propuesta SHARED (http://www.shared.de) como solución de mediación e integración de las fuentes de información de instituciones, investigadores y proyectos de investigación.

La alimentación de los directorios de proyectos es descentralizada y puede ser hecha por los propios grupos de investigación en Internet. Por lo tanto, es importante para los directorios de proyectos que se torne disponible en la BVS el formulario para ingreso o actualización de datos. La institución responsable por la coordinación de los directorios de proyectos debe validar los registros recibidos e ingresarlos en la base de datos, ejerciendo un control de calidad de la información disponible. Esa institución será responsable también por el mantenimiento y actualización de la base de proyectos en la BVS.

Los proyectos deben ser clasificados como "en proceso" y "finalizados". Los informes parciales o finales de los proyectos deberán ser ingresados en las bases de datos bibliográficas y como textos completos en la BVS. El directorio de proyectos deberá establecer el enlace para la base de datos bibliográfica y/o para el texto completo de los informes, caso existan. Un ejemplo es la integración entre la base de datos de currículos de CNPq/Brasil con SciELO y LILACS.

Los directorios de eventos pueden ser desarrollados en ámbito nacional, regional o temático. Tienen por objetivo dar a conocer los eventos científicos (congresos, seminarios, conferencias, etc.) del área de la salud promovidos principalmente en los países de la Región, fechas y local de realización, con identificación de país, estado, provincia, ciudad, etc., programa y áreas temáticas, con enlaces para los sitios de los eventos, si hubiera.

Así como en otras fuentes de información de la BVS, una institución debe ser designada por el Comité Consultivo Nacional como responsable por la actualización y mantenimiento de los directorios de eventos en la BVS.

La alimentación de los directorios de instituciones es descentralizada y puede ser hecha por las propias instituciones que promueven los eventos. El formulario para ingreso o actualización de datos debe estar disponible en los sitios nacional, regional y/o temático de la BVS. La institución responsable por la coordinación de los directorios de eventos debe validar los registros recibidos e ingresarlos en la base de datos, ejerciendo un control de calidad de la información disponible. Esa institución será responsable también por el mantenimiento y actualización de la base de eventos en la BVS.

En lo posible, los anales o trabajos de los eventos científicos ingresados en los directorios de eventos deberán ser registrados en la base de datos LILACS y/o en la base de datos especializada correspondiente al tema del evento. En ese caso, los enlaces entre el directorio de eventos y las bases de datos bibliográficas deberán ser establecidos, así como para el texto completo de los trabajos, cuando existan.

Los eventos ya realizados deberán estar disponibles para consulta en la base de datos de eventos con una selección que permita la búsqueda retrospectiva.

Los directorios de cursos pueden ser desarrollados en ámbito nacional, regional o temático. Tienen como objetivo dar a conocer los cursos y actividades académicas del área de la salud promovidos principalmente en los países de la Región, fechas y local de realización, con identificación de país, estado, provincia, ciudad, etc., programa y áreas temáticas, con enlaces para los sitios de los cursos, si hubiera.

La alimentación de los directorios de cursos es descentralizada y puede ser hecha por las propias instituciones que promueven los cursos. El formulario para ingreso o actualización de datos debe estar disponible en la BVS nacional, regional o temática. La institución responsable por la coordinación de los directorios de eventos debe validar los registros recibidos e ingresarlos en la base de datos, ejerciendo un control de calidad de la información disponible. Esa institución será responsable también por el mantenimiento y actualización de la base de eventos en la BVS.

Los cursos ya realizados deberán ser identificados en la base de datos como eventos pasados y deben estar disponibles para consulta en la base de datos de cursos como una opción de selección para el usuario que se interese, por ejemplo, por los programas de los cursos ya realizados.

Los textos completos en la BVS son publicados en diferentes formatos, incluyendo HTML, PDF, WORD, etc. Sin embargo, la metodología preferida es tratar los textos utilizando los lenguajes de estructuración de textos como SGML e XML, como es el caso de la Metodología SciELO para la publicación de revistas científicas electrónicas.

BIREME está elaborando extensiones de la metodología SciELO para otros tipos de literatura, como por ejemplo, monografías, tesis, anales de congresos, legislación, etc.

La expectativa es generar colecciones de textos completos estructurados con la posibilidad de recuperación según los diversos elementos bibliográficos (como autor, título, resumen, etc.), de establecimiento de enlaces dinámicos con otras fuentes de información y de medir las estadísticas de uso y de citaciones.

Los textos completos deben ser siempre referenciados en las bases de datos bibliográficas.

El Modelo SciELO – Scientific Electronic Library Online (Biblioteca Científica Electrónica Online) - www.scielo.org - está orientado a la publicación de revistas científicas en Internet, con énfasis en los países iberoamericanos.

La Metodología SciELO es el primer componente del Modelo SciELO. El segundo componente del modelo es el sitio SciELO que opera colecciones descentralizadas de revistas científicas seleccionadas de acuerdo a criterios preestablecidos y el tercer componente es la Red SciELO que integra los sitios SciELO individuales.

La Metodología SciELO incluye un conjunto de políticas, normas, guías, procedimientos y herramientas para la ejecución de las funciones de evaluación y selección de revistas, así como para la preparación, almacenamiento, publicación, preservación, control de uso e impacto de revistas científicas operadas a través de los sitios SciELO.

El desarrollo de la Metodología SciELO es producto del proyecto cooperativo entre BIREME, FAPESP (Fundación de Apoyo a la Investigación del Estado de São Paulo) y editores brasileños de revistas científicas, lanzado en 1997 y adoptado posteriormente por otros países de la Región. En el área de salud, el Modelo SciELO opera en el espacio de la BVS y la Metodología SciELO se constituye en la metodología común para la publicación de revistas científicas en Internet. La metodología tiene o considera extensiones y adaptaciones para otros tipos de literatura, como por ejemplo, monografías, tesis, etc.

En el Modelo SciELO, la metodología se aplica en el establecimiento y operación de colecciones de revistas electrónicas organizadas según alcances geográfico y/o temático. Una colección en particular operada en Internet constituye un sitio SciELO. Ejemplos de sitios SciELO operando en ámbito nacional en todas las áreas del conocimiento son: SciELO Brasil

(http://www.scielo.br) y SciELO Chile (http://www.scielo.cl). Ejemplos de sitios SciELO operando en ámbito nacional restringido a ciencias de la salud son: Costa Rica (http://www.scielo.sa.cr) y Cuba (http://www.scielo.sld.cu). SciELO Salud Pública (http://www.scielosp.org) es un sitio SciELO internacional que opera una colección seleccionada de revistas científicas en salud pública iberoamericanas, incluyendo además los boletines de la OPS y de la OMS.

Es importante notar que la Metodología SciELO puede ser aplicada para la operación de cualquier revista individual o cualquier colección de revistas. Sin embargo, el establecimiento de una colección que sea reconocida como un sitio SciELO requiere que los títulos sean seleccionados de acuerdo a criterios de calidad definidos en el documento "Criterios SciELO: criterios, política y procedimientos para la admisión y permanencia de revistas científicas en la colección SciELO" (http://www.scielo.org/metod_e.html). Colecciones de revistas que no obedecen los criterios de calidad SciELO podrán ser operadas en Internet utilizando la Metodología SciELO. En este caso no son reconocidas como sitios SciELO.

Para la implantación del sitio SciELO vea el "Guía de Instalación de sitios SciELO" en http://www.scielo.org/metod_e.html.

La BVS deberá operar progresivamente colecciones de textos completos de los diferentes tipos de literatura, incluyendo textos aislados.

En el caso de las monografías, las colecciones serán operadas de modo prioritario por las instituciones productoras y/o intermediarias, como los Ministerios de Salud, las instituciones de investigación científica y de apoyo a la investigación científica, las facultades, etc. Estas instituciones deberán establecer comités editoriales para la revisión y control de calidad de las monografías publicadas en sus sitios. Estos textos deben estar referenciados en las bases de datos bibliográficas de la BVS.

Las colecciones de tesis en texto completo deberán, de preferencia, ser operadas por las instituciones en las cuales las tesis fueron defendidas, en el ámbito nacional o temático.

La operación de los textos completos de legislación deberá estar a cargo de las instituciones que las publican como los ministerios y secretarías o, también, instituciones intermediarias que garanticen la actualización de los textos que serán publicados.

El espacio de la BVS es definido por la operación en red de las fuentes de información descentralizadas. La red se forma, por un lado, por los enlaces predefinidos, estáticos o dinámicos, entre las fuentes de información, y, por otro lado, por las respuestas de las fuentes de información a búsquedas y navegación por contenido. En este último caso, la construcción de la red está dada por las capacidades de respuesta de las fuentes de información a solicitudes por contenido. El uso de terminología o vocabulario controlado para describir las fuentes de información como un todo y los registros que ellas contienen es el mecanismo de la BVS para maximizar las capacidades de respuesta a solicitudes por contenido.

La integración y definición del espacio de la BVS así como el referenciamiento de fuentes externas a la BVS está dado por el uso del vocabulario DeCS – Descriptores en Ciencias de la Salud, del LIS – Localizador de Información en Salud y de los conjuntos de metodologías comunes para la operación de fuentes de información.

El vocabulario controlado de la BVS es el DeCS – Descriptores en Ciencias de la Salud, que es operado en una base de datos en tres idiomas – español, portugués e inglés. Su base en cuanto a corpus terminológico y estructura es el MeSH (Medical Subject Headings) de la National Library of Medicine (NLM), lo que permite su participación con la terminología en portugués y español en el lenguaje unificado para búsqueda en medicina - el UMLS (Unified Medical Lenguaje System) de la NLM. El DeCS contiene más de 25,000 entradas, incluyendo los términos provenientes del MeSH y términos agregados por BIREME para la descripción/recuperación de fuentes de información en salud pública y homeopatía. El área de salud pública contiene más de 6,000 términos y contempla áreas específicas como por ejemplo la de administración de servicios de salud y reforma del sector salud, el área de ciencias ambientales con terminología en ingeniería sanitaria, salud ambiental, desastres naturales o causados por el hombre, etc.

La base de datos del DeCS es coordinada por BIREME y su desarrollo contínuo está dirigido a atender a todas las áreas temáticas de la BVS. La sugerencia de nuevos términos o de cambios en términos del DeCS puede ser hecha tanto individualmente utilizando la opción de "sugerencia de nuevos términos" en el DeCS Server en el sitio regional de la BVS como puede ser realizada una revisión completa de un área temática por un proyecto específico de un área especializada en la BVS.

La sugerencia de nuevos términos al DeCS tanto individualmente como en una determinada área temática debe ser enviada a BIREME, que someterá los términos sugeridos a los especialistas que colaboran con el desarrollo de la terminología para aprobación. La inclusión de nuevos términos en la base de datos del DeCS debe seguir la misma estructura jerárquica de la terminología y los mismos principios de creación de términos.

BIREME está desarrollando el DeCS Geográfico, que es una sección específica para identificar la división geográfica y administrativa de cada uno de los países de la Región de América Latina y el Caribe. Su producción es descentralizada con la contribución de los Centros Cooperantes para el registro de la división geográfica y administrativa de sus países.

En las BVS nacionales o en las áreas temáticas de la BVS se puede incluir un área para la "Terminología en Salud" con enlace al DeCS Server del sitio regional de la BVS.

Los catálogos que referencian las fuentes de información internas y externas al espacio de la BVS son operados por el LIS - Localizador de Información en Salud. El LIS permite la descripción y recuperación de fuentes de información de modo compatible con estándares internacionales. Es posible la operación de catálogos cubriendo diferentes áreas geográficas – divisiones de países, grupos de países de la Región y fuera de ella. Es posible también restringir la operación a áreas temáticas.

El LIS es el portal de fuentes de información en Internet en el área de la salud, principalmente los operados en los países de la Región de América Latina, el Caribe y España. El objetivo del LIS es contribuir para la visibilidad y accesibilidad de las fuentes de información producidas en la Región, seleccionando los contenidos técnicos y científicos en salud de los sitios existentes en Internet, según criterios de calidad, describiéndolos e indizándolos con una metodología común y con la terminología del DeCS para facilitar la navegación en la BVS.

El contenido de las bases de datos del LIS está constituido por metadatos que describen fuentes de información en Internet, basado en el GILS – Global Information Locator Service, adoptado como modelo por el Programa Global de la Sociedad de Información y en el Dublin Core.

La alimentación del LIS es descentralizada y, como en otras fuentes de la BVS, debe ser designada por el Comité Consultivo Nacional o Temático de cada país una institución responsable por su administración y mantenimiento. La validación de los recursos de información registrados en el LIS puede ser hecha por especialistas seleccionados por la institución responsable por el LIS.

El LIS puede ser desarrollado en ámbito nacional, regional o temático. Los recursos de información pueden pertenecer a uno o más ámbitos y los tipos de LIS son identificados en el momento de describir el recurso de información.

Una característica importante del LIS es el registro de todos los contenidos científicos y técnicos existentes en los sitios, además del registro de los sitios institucionales. Así, el sitio de un Ministerio de Salud, por ejemplo, puede contener tantos registros en el LIS cuantos sean sus sitios de contenidos (publicaciones en texto completo, bases de datos bibliográficas, indicadores de salud, etc.), empezando por el registro del sitio institucional.

Los sitios LIS nacionales de la BVS deben registrar principalmente los recursos de información producidos por el país; los sitios temáticos regionales deben registrar principalmente los recursos de información producidos en la Región de América Latina y el Caribe, de interés regional.

El LIS Regional de la BVS integra los LIS regionales, nacionales y temáticos además de registrar los recursos de organismos internacionales o regionales de interés para el área de Salud de la Región.

La Metodología del LIS fue desarrollada en conjunto con el Centro Nacional de Información en Ciencias Médicas, Ministerio de Salud de Cuba.

Los servicios cooperativos de información de la BVS pueden ser agrupados en:

• Búsqueda en fuentes de información

• Servicio de acceso a documentos

• Diseminación selectiva de la información

Los servicios son operados en los sitios de la BVS en ámbito nacional, regional o temático.

Las bases de datos bibliográficas y referenciales nacionales, regionales e internacionales, generales en ciencias de la salud o especializadas, que estén realineadas para operación en Internet y con acceso disponible al público en general, pueden estar incluidas o apuntadas a partir de la página Web de la BVS nacional y/o temática, bajo el ítem "literatura científica".

Para tener disponible ese servicio de búsqueda a partir de la página Web de una BVS nacional y/o temática, hay dos posibilidades:

a) incluir el formulario de búsqueda directamente en la página Web, de acuerdo a las instrucciones indicadas en el sitio http://www.bireme.br/iah/link.htm.

b) montar un enlace al sistema de búsqueda de la BVS, para cada base de datos disponible.

Con referencia a las bases de datos nacionales y/o temáticas, generadas en cooperación y que siguen criterios de calidad propios, estas también deben estar disponibles para acceso a través de la página de la BVS nacional y/o temática, si fuera posible utilizando el mismo mecanismo de búsqueda IAH, desarrollado por BIREME.

El aumento de la producción científica publicada, la mayor facilidad de acceso a índices bibliográficos, el aumento de la demanda de acceso a documentos completos y la disminución del poder de compra de las bibliotecas, son algunos de los elementos que encuadran el ambiente actual de las bibliotecas, afectando directamente en el mantenimiento y desarrollo de colecciones de un modo general.

Así, el acceso al texto completo de los documentos referenciados en las bases de datos bibliográficas en la BVS, en ámbito regional, nacional y temático, se hace vía:

• enlace directo para el texto electrónico, cuando está disponible; o

• enlace para un servicio de suministro de fotocopias de documentos.

Para el acceso electrónico se recomienda la formación de consorcios entre bibliotecas. Para el acceso a las colecciones en papel se utiliza el Servicio SCAD - Servicio Cooperativo de Acceso a Documentos, qué es el servicio de la BVS para busca y suministro de documentos y artículos completos, a través del envío de fotocopias por correo, fax o correo electrónico.

La integración de las bases de datos bibliográficas al SCAD requiere algunos ajustes y definiciones, como por ejemplo a que biblioteca transferir la solicitud de envío del documento y los parámetros de identificación de los datos del documento.

SCAD es un sistema de administración del servicio de conmutación bibliográfica entre bibliotecas y usuarios de información, operado a través de Internet, modo cliente-servidor. Involucra bibliotecas con importantes colecciones y que disponen de infraestructura para ofrecer el servicio de suministro de documentos a otras bibliotecas o usuarios finales, a través de correo, fax, e-mail y/o Ariel.

El servicio SCAD de la BVS está integrado a las bases de datos bibliográficas y al catálogo colectivo SeCS (Seriados en Ciencias de la Salud) y operado bajo la coordinación de BIREME. Esta integración posibilita la generación automática de un pedido de fotocopia del documento, incluyendo la transferencia de los datos bibliográficos de identificación y la ubicación del documento en una o más biblioteca cooperante del servicio.

La BVS ofrece el servicio SCAD a cualquier biblioteca o profesional de la Región, registrado como usuario del servicio.

La implantación y operación de este servicio en nivel nacional es compleja, una vez que demanda un alto grado de organización e integración de bibliotecas, la existencia de un acuerdo que defina la política de operación del servicio, acuerdo para precios comunes, normas y procedimientos del servicio, etc. Además de estos aspectos organizativos y políticos, la infraestructura requerida para operación y mantenimiento del servicio depende de algunos otros requerimientos, tales como:

• Administración central: debe estar a cargo de un Centro/Institución que tenga un liderazgo reconocido para cuestiones de acceso a documentos, como por ejemplo servicio de préstamo interbibliotecario y conmutación bibliográfica. Este Centro deberá ser responsable por cuestiones relacionadas a la política del servicio, incluyendo la cuestión de precios del servicio; desarrollo de planes y acuerdos de cooperación; establecimiento de una jerarquía para el envío y transferencia de solicitudes de documentos e identificación de las fuentes; establecimiento de patrones, normas y procedimientos; compilación de estadísticas; preparación de manuales y orientaciones de uso; y la coordinación del servicio. Es recomendado que el sistema SCAD esté instalado en un servidor de Internet de la institución coordinadora;

• Recursos institucionales: un servicio de acceso a documentos presupone la existencia de documentos y colecciones en bibliotecas. La organización de un servicio de acceso a documentos involucra la designación de una biblioteca o bibliotecas responsables por la adquisición y guarda sistemática de documentos y/o colecciones específicas. Esto esta mas directamente relacionado a una política de desarrollo de colecciones, pero es importante para garantizar una disponibilidad amplia y organizada y racional de los recursos de información científico técnica existentes en las bibliotecas cooperantes del servicio;

• Identificación y ubicación de documentos: cuando un documento específico es requerido, deben existir herramientas para posibilitar la identificación bibliográfica del documento y su ubicación en una de las bibliotecas que cooperan al servicio. Es importante la existencia de un catalogo colectivo o una herramienta que posibilite la identificación de revistas/fascículos, que integrado al sistema permitirá la generación automática de solicitudes incluyendo la ubicación. En caso de bases de datos bibliográficas nacionales y temáticas, es posible tener un campo específico con la identificación de la biblioteca responsable por el registro del documento/artículo, que teóricamente es donde esta ubicado el documento;

• Recursos tecnológicos: un servidor de Internet, del tipo UNIX, NT o LINUX disponible para la operación y gerencia del servicio, de preferencia instalado en la Institución que hará la coordinación y mantenimiento del servicio (Central). Las bibliotecas y usuarios del servicio necesitarán solamente tener acceso a Internet. Las bibliotecas cooperantes del servicio, las que van brindar atención a las solicitudes, además del acceso a Internet, deberán disponer de recursos para hacer fotocopias de los documentos/artículos solicitados, servicio de correo y fax, y es recomendable tener un scanner y un software que permita la transmisión de documentos por medio electrónico (por ejemplo el Ariel);

• Sistema de precios, cobro y pago: siempre hay costos involucrados en los servicios de reproducción y envío de documentos y estos costos pueden ser transferidos a los solicitantes. Una política de precios debe ser definida en común acuerdo con las bibliotecas cooperantes del servicio, de manera que se tenga precios comunes y que sea posible implantar un sistema de compensación de pedidos entre las bibliotecas cooperantes. Además de establecer los precios del servicio, es importante disponer de mecanismos para envío de facturas, para el control de pagos recibidos, etc.

Recomendaciones:

Para la implantación del Sistema SCAD Nacional, se sugiere la creación de un proyecto piloto, conformado a partir de la selección de un máximo de 5 bibliotecas. Por un periodo de 6 meses, el grupo deberá:

• explotar el Sistema SCAD;
• definir políticas del servicio, que incluye tarifas, política de cobro, plazo promedio de atención, quiénes son las bibliotecas y si el servicio será ofrecido a usuarios individuales y/u otras bibliotecas;
• definir las normas y procedimientos del servicio;
• preparar procedimientos de trabajo (acerca del servicio, textos de ayuda y manual del sistema);
• revisión y adaptación de los textos al idioma español;
• definir mecanismos para la generación de facturas y control de pagos;
• formular un proyecto de implantación del SCAD en ámbito nacional.

BIREME se compromete a:

• brindar soporte y asesoría técnica para la implantación del SCAD;
• configurar el sistema SCAD de acuerdo a las definiciones del proyecto piloto (precios, códigos para las bibliotecas, enlaces para bases de datos, etc);
• transferir documentación utilizada para la implantación del SCAD y entrenamiento de usuarios; y
• preparar instrucción para la configuración, operación y mantenimiento del SCAD.

La diseminación selectiva de información es un servicio de la BVS destinado a alertar usuarios suscritos sobre las nuevas fuentes de información incluidas y/o referenciadas en la BVS, de acuerdo a perfiles temáticos predefinidos.

La BVS desarrollará una red de perfiles de temas o especialidades, con el objetivo de responder de modo eficiente a las necesidades de actualización profesional de comunidades especializadas o interesadas en temas específicos. Los perfiles serán ajustados a medida que sean utilizados. El proceso de suscripción de los usuarios a los servicios de diseminación selectiva de información así como el proceso de recomendación y/o definición de nuevos perfiles serán hechos en línea. Las alertas serán enviadas a los usuarios utilizando servicios de internet, como es el e-mail, la Web y el PUSH.

La metodología de DSI esta en proceso de desarrollo en BIREME. Inicialmente será aplicada en bases de datos bibliográficas y posteriormente en los diferentes tipos de fuentes de información de la BVS.

Anexo 2 - Indicadores de evaluación del desarrollo nacional y temático de la BVS
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Guía BVS 2001
BIREME/OPS/OMS